Thiết lập quy trình

Định nghĩa

Quy trình làm việc là chuỗi các hành động liên tiếp nhau, được kiểm nghiệm trong thực tế.

• Quy trình có thể cải tiến theo thời gian giúp làm việc nhanh hơn, hiệu suất cao hơn.
• Luôn có khoảng không để cải tiến.

Lợi ích

• Làm việc theo quy trình giúp tiết kiệm thời gian.
  • Ta tập trung vào nhiệm vụ thay vì phải suy nghĩ bước tiếp theo làm gì.
• Tránh sai sót trong khi làm nhiệm vụ.
• Giúp đào tạo người khác dễ dàng thực thi.

Tư duy

• Tiết kiệm mỗi ngày 10 phút làm việc = 3650 phút ~ 61 giờ làm việc/năm ~ 8 ngày làm việc.
• Nhiều cải tiến nhỏ trong quy trình sẽ mang lại thay đổi đột phá trong hiệu suất làm việc.

Hướng dẫn

• Chọn 1 nhiệm vụ lặp lại.
  • Ví dụ: Viết bài đăng Facebook.
• Viết các bước hành động từ đầu đến cuối.
• Lưu lại.
• Kiểm lại trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thực tế.
• Tiếp tục thực hiện cho các nhiệm vụ khác.

Thực hành

• Lập quy trình cho các nhiệm vụ lặp lại.
• Theo dõi và cải tiến.

Câu hỏi suy ngẫm:

• Có những nhiệm vụ nào mà tôi chưa lập quy trình?
• 5 câu hỏi cải tiến
  • Làm thế nào để tôi có thể cải tiến quy trình này sao cho.
    • Nhanh hơn - tiết kiệm thời gian.
    • Dễ hơn - đơn giản hơn.
    • Tạo kết quả tốt hơn.
    • Tiết kiệm nguồn lực (tiền, nhân lực…)
    • Ai có thể giúp tôi giải quyết vấn đề này.